Должностные обязанности работников приемной, апелляционной, предметных экзаменационных и отборочных комиссий федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Чувашский государственный университет имени И.Н. Ульянова» в 2020 году

Настоящие должностные обязанности составлены на основании Порядка приема на обучение по образовательным программам высшего образования – программам бакалавриата, программам специалитета, программам магистратуры, утвержденного приказом Министерства образования и науки России от 14 октября 2015 г. № 1147, Порядка приема на обучение по образовательным программам высшего образования – программам подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре, утвержденного приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 12 января 2017 г. № 13, Порядка приема граждан на обучение по образовательным программам высшего образования – программам ординатуры, утвержденного приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации от 11 мая 2017 г. № 212н, Правил приема на обучение в ФГБОУ ВО «ЧГУ им. И.Н. Ульянова» на 2020/21 учебный год, Положения о приемной комиссии ФГБОУ ВО «ЧГУ им. И.Н. Ульянова» в 2020 году, Положения о вступительных испытаниях в ФГБОУ ВО «ЧГУ им. И.Н. Ульянова» в 2020 году

Председатель приемной комиссии

1. Осуществляет общее руководство приемной, предметными экзаменационными и апелляционной комиссиями университета.

2. Несет ответственность за выполнение установленных контрольных цифр приема граждан, соблюдение законодательных актов и нормативных документов по формированию контингента студентов.

3. Утверждает планы материально-технического обеспечения приема.

4. Утверждает состав приемной комиссии, определяет обязанности членов приемной комиссии, режим работы служб, обеспечивающих проведение приема, лично контролирует взаимодействие всех служб, связанных с приемом.

5. Утверждает состав предметных экзаменационных и апелляционных комиссий. 6. Утверждает план работы приемной комиссии университета и график приема граждан членами приемной комиссии.

7. Утверждает расписание вступительных испытаний по направлениям подготовки и специальностям обучения.

8. Утверждает материалы вступительных испытаний (экзаменационные билеты, тесты и т.п.).

9. Определяет и контролирует порядок и условия работы председателей предметных комиссий при формировании банка заданий.

10. Обеспечивает компоновку и хранение опечатанных вариантов заданий.

11. Организовывает прием граждан по вопросам поступления в университет.

Заместитель председателя приемной комиссии

1. Организует и контролирует подбор кандидатур председателей экзаменационных комиссий и представляет на утверждение ректору состав предметных экзаменационных комиссий.

2. При необходимости в установленном порядке организует привлечение к проведению вступительных испытаний преподавателей других учебных заведений и работников научно-иссле-довательских учреждений.

3. Организует разработку нормативных документов вуза, регламентирующих деятельность приемной комиссии.

4. Организует и контролирует подготовку заданий на вступительные испытания всех форм.

5. По поручению председателя приемной комиссии утверждает тексты билетов, устных вступительных экзаменов, варианты письменных заданий, тексты диктантов, изложений, материалы конкурсных работ и другие экзаменационные материалы.

6. Организует изучение членами приемной, отборочных и предметных экзаменационных комиссий нормативно-правовых документов по приему.

7. Определяет перечень и порядок подготовки помещений для проведения вступительных испытаний. 8. Определяет порядок питания и медицинского обслуживания поступающих, а также размещение в общежитиях иногородних.

9. Проводит прием граждан по вопросам поступления в университет.

10. Участвует в собеседованиях с поступающими.

Ответственный секретарь приемной комиссии

1. Организует работу приемной комиссии и делопроизводство по приёму обучающихся на I курс, а также личный прием поступающих и их родителей (законных представителей).

2. По поручению председателя приемной комиссии осуществляет оперативное управление службами, обеспечивающими работу приемной комиссии.

3. В организации вступительных испытаний в форме единых государственных экзаменов (ЕГЭ) тесно взаимодействует с Министерством образования и молодежной политики Чувашской Республики.

4. Проводит подбор состава предметных экзаменационных комиссий, своих заместителей и технического персонала приемной комиссии.

5. Осуществляет общее руководство секретариатом приемной комиссии и отборочными комиссиями факультетов.

6. Организует учебу и проводит инструктаж персонала приемной и отборочных комиссий.

7. Разрабатывает проекты приказов по организации и проведению приема, а также материалы, регламентирующие работу приемной комиссии.

8. Готовит проекты плана и графика работы приемной комиссии.

9. Организует оформление и обеспечение необходимым инвентарем и оборудованием помещений для работы приемной комиссии, аудиторий для проведения вступительных испытаний и консультаций.

10. Руководит работой по подготовке к публикации проспектов, учебных пособий для поступающих и других информационных материалов приемной комиссии.

11. Руководит работой и оформлением информационных стендов приемной комиссии.

12. Руководит подготовкой образцов заполнения документов поступающими и обеспечивает условия хранения личных дел поступающих.

13. Контролирует правильность оформления личных дел поступающих и ведение регистрационного журнала.

14. Организует и контролирует тиражирование экзаменационных материалов в необходимом количестве комплектов; обеспечивает их хранение с принятием мер, исключающих их последующее несанкционированное тиражирование.

15. Обеспечивает организованное проведение консультаций, вступительных испытаний и апелляций.

16. Организует размещение экзаменационных групп по аудиториям.

17. По поручению председателя приемной комиссии (или его заместителя) до начала испытаний выдает председателям предметных экзаменационных комиссий необходимое количество комплектов материалов вступительных испытаний и назначает экзаменаторов в группы.

18. Руководит проведением шифровки и дешифровки письменных экзаменационных работ поступающих. Обеспечивает хранение титульных листов после шифровки.

19. Исполняет обязанности председателя апелляционной комиссии.

20. Руководит работой по профориентации, учету и статистике. Осуществляет координацию работы подразделений, занимающихся довузовской подготовкой. Обеспечивает организацию и контроль за проведением дней открытых дверей факультетов и университета, репетиционных экзаменов, вступительных испытаний в традиционной форме и т.д.

21. Обеспечивает сохранность документов и имущества приемной комиссии.

22. Организует подготовку и сдачу документов приемной комиссии в отдел кадров и архив.

23. Готовит проект отчета приемной комиссии для федерального (центрального) органа управления высшим образованием Российской Федерации.

24. Контролирует работу заместителей. 25. Ведет прием граждан по личным вопросам и проводит собеседование с поступающими.

Заместители ответственного секретаря приемной комиссии

Секретариат приемной комиссии формируется из ответственного секретаря, четырех заместителей: 

• по организационной и рекламно-информационной работе; 
• по проведению вступительных испытаний; 
• по делопроизводству; 
• по организации и проведению единых государственных экзаменов (ЕГЭ) и технического секретаря.

Заместители ответственного секретаря

1. Выполняют поручения председателя приемной комиссии и его заместителя.

2. Работают под непосредственным руководством ответственного секретаря приемной комиссии.

3. Выполняют все задания и распоряжения по организации и совершенствованию работы приемной комиссии.

4. Участвуют в выполнении пунктов обязанностей ответственного секретаря.

5. В организации вступительных испытаний в форме единых государственных экзаменов (ЕГЭ) тесно взаимодействуют с Министерством образования и молодежной политики Чувашской Республики.

6. Устанавливают тесный контакт с отборочными комиссиями факультетов, непосредственно руководят их работой по оформлению документации, сбору информации о приеме и ее обработке.

7. Участвуют в проведении инструктажа ответственных секретарей отборочных комиссий по вопросам приема документов, организации вступительных испытаний по факультетам, оформлению экзаменационных ведомостей и документации к зачислению.

8. Участвуют в работе предметных экзаменационных комиссий по проведению вступительных испытаний в университет, апелляционной комиссии.

9. Проводят прием граждан по вопросам поступления в университет.

10. Участвуют в собеседованиях с поступающими.

Председатель предметной экзаменационной комиссии осуществляет:

1) подбор квалифицированных членов предметной экзаменационной комиссии – экзаменаторов;

2) разработку методической литературы для поступающих по подготовке к вступительным испытаниям;

3) подготовку материалов вступительных испытаний (экзаменационные билеты, задания для тестов и собеседований и т.п.) на основе примерных программ, разработанных Министерством образования и науки Российской Федерации, а по отдельным предметам – приемной комиссией ФГБОУ ВПО «ЧГУ им. И.Н. Ульянова». Материалы тиражируются в необходимом количестве с принятием мер, исключающих их последующее несанкционированное тиражирование;

4) выработку единых критериев оценки знаний поступающих в соответствии с программой вступительных испытаний и доведение этих критериев до экзаменаторов;

5) представление материалов к утверждению председателем приемной комиссии университета (или его заместителем);

6) персональное назначение экзаменаторов для проведения консультаций и апелляций;

7) инструктаж преподавателей перед началом вступительных испытаний;

8) руководство и постоянный контроль за ходом вступительных испытаний и за работой членов предметной экзаменационной комиссии;

9) обеспечение спокойной и доброжелательной обстановки на вступительных испытаниях, предоставление возможности поступающим наиболее полно проявить уровень своих знаний и умений;

10) распределение письменных работ преподавателям для проверки, отвечает за их сохранность во время проверки;

11) участие в рассмотрении апелляций;

12) составление отчёта по итогам вступительных испытаний. Председатель предметной комиссии несет личную ответственность за соответствие заданий для вступительных испытаний программам, разработанным Министерством образования и науки Российской Федерации и за несанкционированное их тиражирование.

Председатель апелляционной комиссии

1. Организует работу апелляционной комиссии по рассмотрению апелляций поступающих по итогам вступительных испытаний, проводимых в традиционной форме (а не в форме ЕГЭ).

2. Несет персональную ответственность за объективное рассмотрение апелляций, за организацию работы апелляционной комиссии в соответствии с «Положением о рассмотрении апелляций», утвержденным приемной комиссией университета.

3. Вносит предложения о составе предметных апелляционных комиссий.

4. Определяет время и место проведения апелляций.

5. Совместно с председателями предметных комиссий участвует в рассмотрении спорных вопросов.

6. Несет персональную ответственность за правильность оформления заявлений и протоколов апелляционной комиссии. Вносит предложения по утверждению протоколов апелляционной комиссии на заседании приемной комиссии университета.

7. Своевременно передает в рабочие группы факультетов протоколы апелляционной комиссии для их подшивки в личные дела поступающих.

8. Вносит исправления оценок (при необходимости) в экзаменационные ведомости и экзаменационные листы.

Технический секретарь приемной комиссии

1. Работает под руководством ответственного секретаря приемной комиссии вуза.

2. Участвует в подборе и подготовке помещений для работы приемной комиссии и в их техническом оснащении.

3. Согласовывает график ремонта помещений приёмной комиссии с графиком проведения экзаменов.

4. Осуществляет материально-техническое снабжение приемной комиссии.

5. Обеспечивает отборочные комиссии факультетов и предметные экзаменационные комиссии необходимой документацией, бланками и канцтоварами, необходимыми для их работы.

6. Участвует в подготовке стендов для объявлений приемной комиссии.

7. Участвует в составлении расписания консультаций, экзаменов и различных объявлений.

8. Оформляет протоколы заседаний приемной комиссии.

9. Участвует в проведении инструктажа технических работников отборочных комиссий факультетов по приему и обработке документов поступающих.

10. Участвует в подготовке и размножении бланков документации приемной комиссии.

11. Производит регистрацию и хранение переписки с различными организациями.

12. Готовит и сдает документы приемной комиссии в архив и на факультеты.

13. Осуществляет периодический контроль за правильностью оформления и хранения документов в отборочных комиссиях факультетов.

Председатель отборочной комиссии факультета (филиала)

1. Руководит работой отборочной комиссии факультета (филиала) по приему, регистрации, оформлению и подготовке документов к зачислению и хранению личных дел поступающих.

2. Организует и руководит профориентационной работой на факультете (филиале) и на кафедрах.

3. Вносит предложения о контрольных цифрах приема на предстоящий учебный год.

4. Принимает участие в работе приёмной комиссии университета.

5. Проводит собеседование с лицами, поступающими на направления подготовки (специальности) факультета (филиала).

6. Готовит предложения по проведению конкурса и зачислению в состав студентов факультета (филиала) лиц, успешно выдержавших вступительные экзамены согласно Правилам приема в университет.

7. Контролирует оформление личных дел поступающих и несет персональную ответственность за правильное оформление личных дел, передаваемых в студенческий отдел кадров.

Ответственный секретарь отборочной комиссии факультета (филиала)

1. Работает под руководством председателя отборочной комиссии факультета (филиала) и ответственного секретаря приемной комиссии университета и несет персональную ответственность за организацию делопроизводства в отборочной комиссии факультета (филиала).

2. Участвует в формировании отборочной комиссии факультета (филиала) и ее технического секретариата – рабочей группы отборочной комиссии факультета (филиала).

3. Руководит работой рабочей группы отборочной комиссии факультета (филиала).

4. Готовит проект плана работы отборочной комиссии факультета (филиала) и осуществляет контроль за его выполнением.

5. Организует и контролирует профориентационную работу, проводимую сотрудниками факультета (филиала).

6. Готовит проведение дня открытых дверей факультета (филиала) и агитационные материалы о факультете (филиале).

7. Организует оформление помещения отборочной комиссии факультета (филиала).

8. Проводит инструктаж рабочей группы отборочной комиссии факультета (филиала) и постоянный контроль за её работой.

9. Проводит личную беседу с каждым поступающим на факультет.

10. Тщательно знакомится с документами поступающих и организует их прием в соответствии с Правилами приема в университет.

11. Несет персональную ответственность за правильность приема и оформление документов поступающих, а также за их сохранность.

12. Контролирует оформление личных дел поступающих.

13. Осуществляет статистический учет поступающих в отборочной комиссии факультета (филиала).

14. Осуществляет контроль за правильностью оформления экзаменационных листов поступающих факультета (филиала).

15. Осуществляет контроль за проживанием поступающих в общежитии.

16. Участвует в подготовке аудиторий для проведения вступительных испытаний.

17. Содействует организованному проведению вступительных экзаменов.

18. Готовит документы к апелляции.

19. Участвует в подготовке материалов для проведения зачисления.

20. Обеспечивает сохранность документов поступающих в отборочной комиссии.

21. Организует и проводит собрание поступающих на соответствующий факультет (филиал).

22. Производит подготовку и сдачу личных дел студентов в отдел кадров и архив.

23. Организует демонтаж оборудования отборочной комиссии и подготовку аудиторий к учебному процессу.

24. Производит и несет персональную ответственность за рассылку документов, не востребованных поступающими, не прошедшими по конкурсу. 25. Готовит материалы для отчета отборочной комиссии факультета (филиала).

Технический работник отборочной комиссии факультета (филиала)

1. Работает под руководством ответственного секретаря отборочной комиссии факультета (филиала).

2. Участвует в оформлении помещения приемной комиссии факультета (филиала).

3. Оказывает поступающим помощь при оформлении заявлений. Производит запись данных о поступающем в регистрационный журнал.

4. Оформляет регистрационные карточки поступающих, документы личных дел поступающих, извещения и расписки о приеме документов.

5. Дежурит в приемной комиссии для выдачи поступающим направлений в общежитие.

6. Выдает поступающим экзаменационные листы под расписку перед каждым письменным экзаменом.

7. Участвует в подготовке аудиторий и организации проведения вступительных испытаний.

8. Участвует в оформлении личных дел и других документов приемной комиссии для сдачи в архив.

9. Рассылает невостребованные документы поступающим, не прошедшим по конкурсу.

10. Производит демонтаж оборудования приемной комиссии и подготовку аудитории к учебному процессу.

Перечень лекций

1. Прием пациента в стационар.

2. Медикаментозное лечение в сестринской практике.

3. Питание и кормление пациента.

4. Личная гигиена пациента и сестринский уход за тяжелобольными и неподвижными пациентами.

Лекция № 1 Тема «Прием пациента в стационар»

Цели

Образовательная: Ознакомить с устройством, функцией приемного отделения и должностными обязанностями медсестры приемного отделения и документацией.

Развивающая: Способствовать формированию ОК 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес.

Воспитательная: способствовать формированию ОК 11. Быть готовым брать на себя нравственные обязательства по отношению к природе, обществу и человеку.

План

1. Устройство и функции приемного отделения.

2. Документация приемного отделения.

3. Пути госпитализации пациента в стационар.

4. Противопедикулезные мероприятия.

5. Антропометрия.

УСТРОЙСТВО ПРИЕМНОГО ОТДЕЛЕНИЯ

1. Зал ожидания - для пациентов, их сопровождающих. Здесь должно быть достаточное количество стульев, кресел, телефон справочной службы больницы.

2. Кабинет дежурной медсестры - здесь производится регистрация поступающих пациентов, оформление необходимой документации.

3. Смотровые кабинеты - для осмотра пациентов врачами (терапевт, хирург, гинеколог).

4. Процедурный кабинет.

5. Перевязочная, малая операционная.

6. Санпропускник - для санитарной обработки пациентов (ванна, комната для переодевания).

7. Изолятор с отдельным санузлом - для пациентов с неясным диагнозом.

8. Рентгенкабинет.

9. лаборатория.

10. Санузел.

Функции приемного отделения

1. Прием и регистрация пациентов.

2. Осмотр, первичное обследование пациентов, предварительный диагноз (т.н. «диагноз приемного отделения»).

3. Оказание квалифицированной медицинской помощи.

4. Санитарно-гигиеническая обработка вновь поступивших пациентов.

5. Транспортировка пациентов в лечебные отделения больницы.

Пути госпитализации пациентов в стационар могут быть различны.

В центральное приемное отделение пациентов доставляют:

Машиной скорой медицинской помощи при возникновении острого или обострении хронического заболевания, несчастного случая или травмы, требующих квалифицированного экстренного лечения в условиях стационара;

По направлению участкового врача поликлиники или амбулатории в случае неэффективности лечения в домашних условиях (так называемая плановая госпитализация). В зависимости от тяжести состояния пациенты могут являться в приемное отделение самостоятельно, или их доставляет санитарный транспорт;

Переводят из других лечебных и профилактических учреждения по договоренности с администрацией больницы;

Без какого-либо направления лечебно-профилактического учреждения на госпитализацию, если человеку стало плохо на улице, недалеко от больницы, и он самостоятельно обратился в приемное отделение. Такая госпитализация называется «самотеком».

Всю медицинскую документацию оформляет сестра приемного отделения после осмотра пациента врачом и решения о его госпитализации в данное лечебное учреждение, или амбулаторного приема. Медицинская сестра измеряет температуру тела пациента и записывает сведения о пациенте в «Журнал учета приема больных (госпитализации) и отказа от госпитализации» (форма № 001/у): фамилия, имя, отчество пациента, год рождения, данные страхового полиса, домашний адрес, откуда и кем доставлен, диагноз направившего учреждения (поликлиника, «скорая помощь»), диагноз приемного отделения, а также в какое отделение направлен.

Кроме регистрации пациента «Журнал учета приема больных», сестра оформляет титульный лист «Медицинской карты стационарного больного» (форма № 003/у). На нем записывают практически те же сведения о пациенте, что и в «Журнале госпитализации», регистрируют данные страхового полиса, паспортные данные (в случае плановой госпитализации он обязателен при приеме пациента). Здесь следует записать контактные телефоны пациента или его ближайших родственников.

В некоторых лечебных учреждениях, внедряющих в практику сестринский процесс, в приемном отделении сестра проводит первичную оценку состояния пациента и заполняет соответствующую документацию (в зависимости от избранной модели сестринского дела).

Заполнение паспортной части и лицевой стороны «Статистической карты выбывшего из стационара» (форма № 006/у) также входит в обязанности сестры приемного отделения.

Медицинскую карту стационарного больного с вложенными в нее направлением на госпитализацию врача поликлинического учреждения или сопроводительным листом «скорой помощи», а также «Статистической картой выбывшего из стационара», температурным листом сестра передает врачу.

Если пациент доставлен в приемное отделение в состоянии средней тяжести, то кроме оформления перечисленной документации, сестра приемного отделения обязана оказать пациенту первичную доврачебную помощь в пределах своей компетентности (остановка наружного кровотечения, сердечно-легочная реанимация , удаление инородного тела при закупорке дыхательных путей и т.п.). Оказывая помощь, она должна послать кого-нибудь за врачом.

Если пациент не в состоянии сообщить сведения , необходимые для регистрации, их можно получить у сопровождающих его лиц и/или медицинского персонала скорой медицинской помощи. Дополнить или уточнить сведения о пациенте можно после улучшения состояния его здоровья. Если у тяжелобольного пациента есть документы и/или ценности, сестра принимает их на хранение, составляя соответствующую опись в двух экземплярах. Один остается в «Медицинской карте стационарного больного», другой - у пациента. Документы и ценности пациента, находящегося в бессознательном состоянии и доставленного «скорой помощью», принимают по описи, сделанной в сопроводительном листе персоналом «скорой помощи».

Если человека доставили в приемное отделение с улицы в бессознательном состоянии и без документов, сестра приемного отделения после осмотра врачом, оказания экстренной помощи и заполнения необходимой документации, обязана позвонить в отделение милиции по месту происшествия, указав приметы поступившего (пол, приблизительный возраст, рост, телосложение), описав одежду. Во всех документах до выяснения личности пациент числится «неизвестным». В «Журнале телефонограмм», помимо текста, даты и времени ее передачи, указывается, кем она принята.

При поступлении пациента в отделение реанимации (минуя приемное отделение) оформление необходимой документации производит сестра отделения реанимации с последующей регистрацией пациента в приемном отделении (соответствующие сведения заносят в «Журнал госпитализации»).

Если пациент доставлен в лечебное учреждение по поводу внезапного заболевания, возникшего вне дома, особенно угрожающего его жизни, а также в случае смерти пациента, сестра приемного отделения обязана дать телефонограмму родственникам, сделав соответствующую запись в «Журнале телефонограмм». Так же следует поступить при госпитализации (переводе) пациента в другое лечебное учреждение.

Если после осмотра и наблюдения пациента врачом данных для госпитализации нет, пациента отпускают домой, о чем делают запись в «Журнале отказов от госпитализации» (форма журнала та же, что и «Журнала учета приема больных» - № 001/у).

Основные сведения о пациентах, которым в приемном отделении была оказана амбулаторная помощь, медицинская сестра приемного отделения записывает в «Журнал регистрации амбулаторных больных» (форма № 074/у).

По окончании дежурства сведения обо всех госпитализированных и находящихся в диагностических палатах приемного отделения пациентах сестра заносит в Алфавитную книгу (для справочной службы): указывает фамилию, имя, отчество, год рождения, дату поступления в отделение, куда направлен пациент.

После осмотра пациента врачом часто возникает необходимость в дополнительных инструментальных или лабораторных клинических исследованиях, а также в консультации другого специалиста (невропатолога, хирурга, травматолога и т.д.). Вызов лаборанта, а также специалистов для уточнения диагноза - это же входит в обязанности сестры центрального приемного отделения.

После регистрации пациент направляется в смотровой кабинет для осмотра врачом и постановки диагноза. Если диагноз не ясен, врач может назначить дополнительные исследования (лабораторные, эндоскопические, УЗИ ) или консультацию узкого специалиста. Дежурный врач решает, в какое отделение должен быть направлен пациент. Если диагноз остается неясным, пациента после санитарной обработки помещают в диагностическую палату приемного отделения, где обследуют, наблюдают, диагностируют, а затем направляют в соответствующее отделение. Пациенту, не нуждающемуся в стационарном лечении, оказывают помощь, направляют на лечение в поликлинику по месту жительства.

Результаты осмотра , обследования, назначения врача, а также характер санитарной обработки и вида транспортировки пациента вписываются врачом в историю болезни пациента. После осмотра пациента врачом и оценки его состояния он переводится в другое помещение, где проводится санитарная обработка пациента: осмотр волосистой части головы на педикулез, кожи «на наличие гнойничковой сыпи, верхних и нижних конечностей на наличие грибковых заболеваний». В зависимости от состояния, пациенту назначают гигиеническую ванну, душ или обтирание наиболее загрязненных участков кожи, а также производят антропометрические измерения, измерение температуры тела, с целью оценки функционального состояния и профилактики внутрибольничной инфекции.

Осмотрев пациента , врач записывает в «Медицинскую карту стационарного больного» результаты осмотра, назначенное лечение, а на титульном листе указывает способ санитарной обработки и транспортировки, наименование или номер отделения.

2.1. Председатель приемной комиссии

1. Руководит деятельностью приемной и апелляционных комиссий.
2. Руководит разработкой нормативных документов университета, регламентирующих деятельность приемной комиссии.
3. Несет ответственность за соблюдение «Правил приема», «Положения о вступительных испытаниях» и других нормативных документов по формированию контингента студентов.
4. Определяет режим работы приемной комиссии и служб, обеспечивающих проведение приема, лично контролирует взаимодействие всех служб, связанных с приемом.
5. Распределяет обязанности между членами приемной комиссии.
6. Утверждает расписание вступительных испытаний всех форм.
7. Осуществляет общее руководство работой предметных экзаменационных и аттестационных комиссий.
8. Проводит прием граждан по вопросам поступления в университет.
9. Руководит работой по переводу и восстановлению.

2.2. Заместитель председателя приемной комиссии по работе с предметными комиссиями

1. Организует и контролирует подбор кандидатур и представляет на утверждение состав предметных комиссий.

2. Организует разработку нормативных документов университета, регламентирующих деятельность приемной комиссии.

3. Организует и контролирует подготовку заданий на вступительные испытания всех форм.

4. Является ответственным от администрации университета за организацию Пункта приема ЕГЭ при университете.

5. Организует при необходимости привлечение в установленном порядке к проведению вступительных испытаний преподавателей других учебных заведений и работников научно-исследовательских учреждений.

6. Организует изучение членами приемной и предметных комиссий нормативно-правовых документов по приему.

7. Определяет перечень помещений для проведения вступительных испытаний, а также необходимое их оборудование.

8. Участвует в собеседованиях с поступающими.

9. Руководит работой выездных предметных экзаменационных комиссий.

10.Руководит проведением шифровки и дешифровки письменных экзаменационных работ поступающих.

2.3. Ответственный секретарь приемной комиссии

1. Готовит проекты приказов, касающихся организации и проведения приема, готовит проекты материалов, регламентирующих работу приемной комиссии.

2. Разрабатывает проект правил приема.

3. Готовит материалы к заседаниям приемной комиссии.

4. Ведет протоколы заседаний приемной комиссии.

5. Организует учебу и инструктаж персонала приемной комиссии, информационного центра и группы компьютерного обеспечения.

6. Контролирует правильность оформления документов поступающих и ведение регистрационных журналов.

7. Организует подготовку бланков документации приемной комиссии.

8. Ведет прием граждан, дает ответы на письменные запросы граждан по вопросу приема.

9. Готовит к публикации справочно-информационные материалы об академии. Организует информационную работу приемной комиссии и разрабатывает план агитационной работы в школах, колледжах и на предприятиях.

10. По поручению председателя приемной комиссии осуществляет оперативное управление службами, обеспечивающими работу приемной комиссии.

11. Обеспечивает организованное проведение вступительных испытаний, консультаций, апелляций, шифровки и дешифровки письменных экзаменационных работ поступающих. Организует размещение экзаменационных групп по аудиториям.

12. Контролирует правильность оформления личных дел поступающих.

13. Организует оформление и обеспечение необходимым инвентарем и оборудованием помещений для работы приемной комиссии, аудиторий для проведения вступительных испытаний и консультаций.

14. Организует и контролирует своевременность и полноту размещения рейтинга поступающих на сайте университета и стенде приемной комиссии.

15. Обеспечивает сохранность документов и имущества приемной комиссии в отдел кадров и архив.

16. Готовит отчет приемной комиссии для федерального (центрального) органа управления высшим профессиональным образованием России.

2.4. Секретарь факультетской приемной подкомиссии
Зам. секретаря факультетской приемной подкомиссии

1. Работает под руководством ответственного секретаря приемной комиссии.

2. Руководит работой приемной подкомиссии факультета.

3. Организует оформление помещения для работы приемной подкомиссии факультета.

4. Проводит инструктаж членов приемной подкомиссии факультета и постоянный контроль за их работой.

5. Проводит личную беседу с каждым абитуриентом, поступающим на факультет.

6. Тщательно знакомиться с документами абитуриентов, устанавливает их подлинность, соответствие требованиям «Правил приема».

7. Несет личную ответственность за правильность приема и оформление документов, а также за их сохранность.

8. Контролирует оформление личных дел абитуриентов.

9. Осуществляет контроль за правильностью оформления экзаменационных листов абитуриентов.

10. Содействует организованному проведению вступительных экзаменов.

11. Участвует в подготовке материалов для проведения зачисления.

12. Обеспечивает сохранность документов абитуриентов.

13. Производит подготовку и сдачу личных дел студентов в отдел кадров и в архив приемной комиссии университета.

14. Организует демонтаж оборудования отборочной комиссии и подготовку аудитории к учебному процессу.

2.5. Технический работник приемной подкомиссии факультета

1. Работает под руководством секретаря подкомиссии факультета.

2. Оказывает абитуриентам помощь при оформлении заявлений.

3. Производит запись данных об абитуриенте в регистрационный журнал.

4. Оформляет документы личных дел абитуриентов.

5. Оформляет расписки о приеме документов.

6. Участвует в оформлении личных дел и других документов приемной комиссии.

7. Готовит к документы к отправке по домашним адресам абитуриентов не зачисленных в университет.

8. Проводит демонтаж оборудования приемной комиссии и подготовку аудитории к учебному процессу.

2.6. Председатель предметной комиссии

1. Участвует в подборе состава предметных комиссий.

2. Вносит предложения о формировании критериев оценки ответов абитуриентов при проведении вступительных испытаний.

3. Разрабатывает методическую литературу для абитуриентов по подготовке к вступительным испытаниям.

4. Готовит задания для формирования билетов вступительных испытаний. Несет личную ответственность за корректность заданий и за правильность ответов.

5. Назначает преподавателей на проведение консультаций, вступительных испытаний, апелляций.

6. Распределяет преподавателей по аудиториям, получает в приемной комиссии задания на вступительные испытания и выдает их преподавателям.

7. Участвует в оперативном решении спорных вопросов по предмету во время проведения испытаний.

8. Проводит инструктаж преподавателей перед началом вступительных испытаний.

9. Ведет учет рабочего времени преподавателей, участвующих в подготовке, проведении и оформлении результатов испытаний; готовит, в случае необходимости, приказы на почасовую оплату труда преподавателей.

10. Готовит отчет о проведении вступительных испытаний предметной комиссией.

2.7. Председатель апелляционной комиссии

1. Контролирует правильность оценок в экзаменационных ведомостях, при необходимости сверяет их с оценками в работах.

2. Вносит предложения о составе предметных апелляционных комиссий.

3. Определяет сроки и место проведения апелляций.

4. Совместно с председателями предметных комиссий участвует в рассмотрении спорных вопросов.

5. Несет личную ответственность за правильность оформления заявления и актов апелляций.

ПОЛОЖЕНИЕ О ПРИЕМНОЙ КОМИССИИ

Федерально го государственно го бюджетно го образовательно го учреждени я высшего образования

«Севастопольский государственный университет»

Севастополь, 2015

І. Общ ие положения

1.1. Приемная комиссия федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Севастопольский государственный университет» (далее - Приемная комиссия) - рабочий орган федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Севастопольский государственный университет» (далее Севастопольский государственный университет или СевГУ), который создается для проведения приема поступающих на обучение. Срок полномочий приемной комиссии составляет один год.

Приемная комиссия работает на основе демократичности, прозрачности и от-открытости в соответствии с законодательством Российской Федерации, приказа Министерства образования и науки Российской Федерации от 28 июля 2014 г. №839 «Об утверждении Порядка приема на обучение по образовательным программам высшего образования - программам бакалавриата, программам специалитета, программам магистратуры на 2015/16 учебный год» (далее − Порядок приема в вузы), Правил приема в Севастопольский государственный университет на обучение по образовательным программам высшего образования – программам бакалавриата, программам специалитета, программам магистратуры на 2015/16 учебный год (далее - Правила приема), Устава СевГУ и положения о Приемной комиссии.

1.2. Положение о Приемной комиссии утверждается ректором СевГУ.

1.3. Состав приемной комиссии утверждается приказом ректора СевГУ, который является председателем приемной комиссии.

Председатель приемной комиссии несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Приемную комиссию задач и осуществление им своих функций.

В состав приемной комиссии входят:

заместитель (заместители) председателя Приемной комиссии;

ответственный секретарь Приемной комиссии;

заместители ответственного секретаря Приемной комиссии;

члены приемной комиссии;

Заместителями председателя Приемной комиссии назначается первый проректор или проректор по научно-педагогической работе.

Ответственный секретарь приемной комиссии и его заместители назначаются приказом ректора СевГУ из числа ведущих научно-педагогических (педагоги-ческих) работников СевГУ.

Одно и то же лицо может быть ответственным секретарем не более трех лет подряд.

Членами приемной комиссии являются директора институтов (заместители директоров) входящих в состав СевГУ, а также могут назначаться ведущие научно-педагогические (педагогические) работники институтов СевГУ.

В состав приемной комиссии, а также в составы отборочных, предметных и профессиональных экзаменационных комиссий, а также апелляционной комиссии не позволяется вводить лиц, дети которых поступают в Севастопольский государственный университет в текущем году.

Список работников, допускаемых к работе для обеспечения деятельности Приемной комиссии и ее подразделений, утверждается приказом ректора СевГУ из числа научно-педагогических (педагогических) работников и учебно-вспомогательного персонала СевГУ.

Приказ об утверждении состава Приемной комиссии издается ректором Севастопольского государственного университета до конца февраля месяца каждого года.

1.4. Для выполнения возложенных на Приемную комиссию задач и осуществление ею своих функций в соответствии с приказом ректора СевГУ образуются такие подразделения Приемной комиссии:

отборочная комиссия (отборочные комиссии - в случае необходимости);

предметные экзаменационные комиссии;

профессиональные экзаменационные комиссии;

апелляционная комиссия (апелляционные комиссии);

Допускается включать в состав этих комиссий научно-педагогических (педагогических) работников других учебных заведений.

Предметные экзаменационные комиссии (или комиссии для проведения собеседований, или другие подразделения, которые отвечают за проведение вступительных испытаний) образуются в случаях, предусмотренных Порядком приема для проведения конкурсных вступительных испытаний при поступлении на обучение по образовательно-квалификационному уровню бакалавра на основе полного общего среднего образования. Допускается включать в состав этих комиссий работников других учебных заведений, научно-исследовательских учреждений.

Профессиональные экзаменационные комиссии (или другие подразделения, которые отвечают за проведения вступительных испытаний) образуются для проведения конкурсных вступительных экзаменов для поступления на обучение на основе ранее полученных образовательно-квалификационных уровней. Допускается включать в состав этих комиссий научно-педагогических (педагогических) работников других учебных заведений.

Апелляционная комиссия создается для рассмотрения апелляций абитуриентов. Председателем апелляционной комиссии назначается один из проректоров СевГУ, которой не является членом предметных или профессиональных экзаменационных комиссий. При приеме на обучение на основе полного общего среднего образования состав апелляционной комиссии формируется из числа ведущих научно-педагогических (педагогических) работников СевГУ и учителей системы общего среднего образования региона, которые не являются членами предметной экзаменационной комиссии, комиссии для проведения собеседований СевГУ.

При приеме на обучение на основе ранее полученных образовательно-квалификационных уровней бакалавра, специалиста состав апелляционных комиссии формируется из числа ведущих научно-педагогических (педагогических) работников высших учебных заведений и научных учреждений Российской Федерации.

Апелляционные комиссии могут образовываться в структурных подразделениях. Председателем апелляционной комиссии обособленного структурного подразделения назначается один из заместителей руководителя этого подразделения.

Порядок работы экзаменационных и апелляционной комиссий определяется отдельным положением, которое утверждает председатель приемной комиссии.

Отборочная комиссия образуется, в случае необходимости, для профориентационной роботы, приема документов, оформления личных дел абитуриентов, а также для выполнения других функций, связанных с приемом, и возложенных на нее Приемной комиссией. В институтах могут образовываться несколько отборочных комиссий, которые работают под руководством Приемной комиссии. В случае необходимости могут образовываться выездные отборочные комиссии, порядок работы которых устанавливается Приемной комиссией.

В состав отборочных комиссий входят председатель - директор института (заместитель директора), ответственный работник отборочной комиссии института, научно-педагогические (педагогические) работники и учебно-вспомогательный персонал СевГУ, количество которых устанавливается исходя из потребности отборочной комиссии.

Приказ об утверждении состава отборочных комиссий, предметных и профессиональных экзаменационных комиссий, апелляционной комиссии и издается ректором Севастопольского государственного университета не позднее 1 марта, года проведения вступительной кампании.

1.5. Состав приемной комиссии и ее подразделений, за исключением лиц, которые входят в них в соответствии с должностными обязанностями, ежегодно обновляется не менее чем на треть.

Іі. Основные задачи и обязанности Приемной комиссии

2.1. В соответствии с Порядком приема, Уставом СевГУ, имеющейся лицензий (сертификатов об аккредитации) Приемная комиссия разрабатывает Правила приема, которые утверждаются ректором СевГУ.

2.2. Приемная комиссия:

обеспечивает информирование поступающих, их родителей и общественность по всем вопросам поступления в СевГУ;

организует прием заявлений и документов, принимает решение о допуске поступающих к участию в конкурсе (к участию во вступительных испытаниях);

координирует деятельность всех подразделений СевГУ по подготовке и проведению конкурсного отбора;

организует и проводит консультации по вопросам поступления на обучение и выбора направления (специальности), что наиболее соответствует способностям, склонностям и уровню подготовки лица, решившего поступить в СевГУ;

осуществляет контроль за работой всех подразделений Приемной комиссии, рассматривает и утверждает их решения;

организует и контролирует деятельность технических, информационных и бытовых служб по созданию условий для проведения вступительной кампании;

принимает решение о зачислении поступающих по различным формам обучения и источникам финансирования.

2.3. Решения Приемной комиссии принимаются в присутствии не менее двух третей состава Приемной комиссии простым большинством голосов и своевременно доводятся до сведения поступающих.

Решения приемной комиссии оформляются протоколами, которые подписывает председатель и ответственный секретарь приемной комиссии.

Iіі. Организация работы приемной комиссии

3.1. Прием заявлений и документов поступающих проводится в сроки, предусмотренных Порядком приема и Правилами приема и регистрируется в прошитом, с пронумерованными страницами и скрепленном печатью СевГУ или печатью соответствующего структурного подразделения СевГУ журнале регистрации заявлений абитуриентов, в котором указываются следующие данные поступающего:

порядковый номер, номер личного дела, дата приема документов;

фамилия, имя и отчество;

адрес проживания (адрес регистрации);

пол, дата рождения;

название учебного заведения, выдавшего документ об образовательном (образовательно-квалификационном) уровне;

номер, серия, дата выдачи документа о полученном образовательном (образовательно-квалификационном) уровне;

номер сертификата (сертификатов) единого государственного экзамена;

количество баллов по конкурсным предметам, определенным правилами приема для поступления на избранное направление (специальность);

информация о документах поступающего, дающих особые права при поступлении;

причины, по которым поступающему отказано в участии в конкурсе и зачислении на учебу.

В случае необходимости Приемная комиссия может принять решение о внесении в журнал регистрации заявлений абитуриентов дополнительных сведений об абитуриенте.

Абитуриенту выдается расписка о приеме его документов за подписью работника отборочной комиссии, скрепленной печатью приемной комиссии.

Отказ в регистрации заявления поступающего не допускается, кроме случаев отсутствия документов предусмотренных Правилами приема для регистрации абитуриента.

При регистрации заявлений абитуриентов с использованием автоматизированных систем учета, страницы журнала регистрации распечатываются в конце рабочего дня, каждая страница визируется ответственным секретарем Приемной комиссии (его заместителем), нумеруется и подшивается в журнал. После окончания приема документов журнал регистрации заявлений абитуриентов визируется подписями председателя Приемной комиссии (заместителя председателя) и ответственного секретаря и скрепляется печатью СевГУ или Приемной комиссии.

В журнале регистрации заявлений абитуриентов не допускаются исправления, зачеркивание и пропуски строк. В случае наличия таких, делается соответствующая отметка, визируется ответственным секретарем (его заместителем) и скрепляется печатью СевГУ или Приемной комиссии.

3.2. Приемная комиссия принимает решение о допуске поступающего к участию в конкурсе, в случае выполнения им требований Правил приема и сообщает об этом поступающему в письменной или в другой, установленной Приемной комиссией, форме.

3.3. Для проведения вступительных испытаний вузом, в порядке регистрации документов, формируются экзаменационные группы. В соответствии с формированием групп, поступающему сообщается к какой группе он относится для прохождения экзаменов, собеседований и других форм вступительных испытаний.

Количество поступающих в экзаменационных группах не должно превышать ранее запланированного. Лицам, допущенным к сдаче вступительных испытаний, выдается экзаменационный лист вступительных испытаниям установленной формы.

3.4. Расписание вступительных испытаний, проводимых СевГУ, утверждается председателем Приемной комиссии и обнародуется путем размещения на веб - сайте СевГУ и информационном стенде приемной комиссии не позднее чем за три дня до начала приема заявлений и документов для поступления на обучение по соответствующим образовательно-квалификационным уровням и формам обучения.

3.5. Копии документов и фотографии не зачисленных поступающих, не полученные ими, а также их экзаменационные работы хранятся в течение одного года, после чего уничтожаются по акту.

Желая быть современными, отечественные наниматели очень часто заимствуют наименования должностей из зарубежной практики, чаще всего российской. К примеру, в последнее время можно встретить такие новые должности, как «офис-менеджер» или «секретарь-ресепшионист», которых, увы, мы пока не найдем в Едином квалификационном справочнике должностей служащих (далее - ЕКСД).

Между тем российские квалификационные справочники и классификаторы давно носят рекомендательный характер. В то время как белорусское законодательство, а именно п. 3 ч. 2 ст. 19 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК) содержит строго требование о том, что наименование профессий, должностей, специальностей должно соответствовать квалификационным справочникам, утвержденным в порядке, определяемом Правительством Республики Беларусь. В свою очередь, и в п. 1 Общих положений Единого тарифно-квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (далее - Общие положения ЕКСД), говорится о том, что ЕКСД обязателен к применению в организациях независимо от их организационно-правовых форм, в которых трудовые отношения основаны на трудовом договоре (контракте).

О неприятных правовых последствиях, которые могут возникнуть в связи с нарушением вышеуказанных требований законодательства, мы писали в предыдущем номере нашего журнала и здесь повторяться не будем. Однако настоятельно советуем: прежде чем вносить должность секретаря в штатное расписание организации и делать в трудовой книжке работника запись о приеме на работу, стоит изначально заглянуть в Общегосударственный классификатор Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих» (ОКРБ 006-2009), утвержденный постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 22.10.2009 № 125, и убедиться, что такая должность предусмотрена этим документом, а затем уточнить по ЕКСД, соответствуют ли обязанности вашего секретаря той должности, которую вы ему подобрали.

ОКРБ 006-2009 предусмотрено более десятка должностей, в наименовании которых присутствует слово «секретарь». Среди них есть такое, например, как «Секретарь президиума», «Секретарь ученого совета» или «Секретарь судебного заседания». Нас же интересуют те секретари, без которых невозможна работа офиса, канцелярии, приемной руководителя и т.п. Должностные обязанности таких секретарей, а также квалификационные требования к данным должностям изложены в выпуске 1 ЕКСД «Должности служащих для всех видов деятельности», утвержденном постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.12.1999 № 159 (с многочисленными изменениями и дополнениями, последнее из которых внесено постановлением от 03.09.2012 № 95).

Секретарь приемной руководителя

ВНИМАНИЕ: изложенная здесь информация несколько устарела, об изменениях см. !

Секретарь приемной руководителя (код должности по ОКРБ 006-2009–24690), пожалуй, самая распространенная секретарская профессия. Однако нельзя не заметить то, что исходя из самого наименования должности для ее введения в штатное расписание необходимо наличие в организации не только руководителя, но и приемной. Правда, насколько это необходимо, мы утверждать не беремся.

Данная должность относится к категории специалистов и не категорируется. Согласно ЕКСД в должностные обязанности секретаря приемной руководителя входит осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации; прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов; ведение делопроизводства, выполнение различных операций с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Секретарь приемной руководителя осуществляет также следующие функции:

• принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации;
• подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;
• следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;
• организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;
• по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;
• выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;
• осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль;
• ведет контрольно-регистрационную картотеку;
• обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;
• печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных;
• организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
• копирует документы на персональном ксероксе;

Для качественного выполнения возложенных на него должностных обязанностей секретарь приемной руководителя должен знать: нормативные правовые акты, другие руководящие и методические материалы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав организации и ее подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

В соответствии с квалификационными требованиями ЕКСД на должность секретаря приемной руководителя может быть назначено лицо, имеющее высшее или среднее специальное образование без предъявления требований к стажу работы.

Секретарь-референт

Должность секретаря-референта (код должности по ОКРБ 006-2009–24692) также относится к категории специалистов, однако ЕКСД предъявляет к ней более высокие требования по сложности функциональных обязанностей и уровню подготовки.

Секретарь-референт в соответствии со своими должностными обязанностями организует работу по обеспечению документационного и бездокументационного обслуживания руководителя организации (фирмы); рационально формирует свой справочно-информационный фонд, организует информационное обслуживание руководителя; ведет делопроизводство; подготавливает обзоры печати, комплектует справочные материалы, классифицирует и систематизирует их, ведет тематическое досье; обеспечивает прием, регистрацию, оперативный поиск, доставку документов, выдачу оперативной информации по документам, а также:

• контролирует своевременное исполнение документов;
• готовит аналитические материалы, краткие справки по отчетам, проекты выступлений руководителю по важнейшим направлениям деятельности организации (фирмы);
• осуществляет работу по обеспечению связей организации (фирмы) (телефон, факс, компьютер и др.) с организациями-партнерами, средствами массовой информации;
• организует заседания, совещания, ведет и оформляет протоколы, контролирует реализацию их решений;
• готовит проекты деловых писем, телеграмм, телефаксов и иных документов, направляемых сторонним организациям, принимает участие в переговорах с зарубежными партнерами без переводчика, готовит ответы авторам писем;
• обеспечивает организацию работы руководителя по вопросам подготовки деловых поездок и встреч, приема посетителей, а также планирование его рабочего времени;
• ведет учет и контролирует положение по исполнению поручений руководителя;
• формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Секретарь-референт согласно требованиям ЕКСД должен знать: нормативные правовые акты, другие руководящие и методические материалы по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности; систему органов власти государственного управления в республике и в своем регионе; руководящий состав организации (фирмы), ее подразделений; структуру, функции, задачи организации (фирмы), ее взаимодействие по вертикали и горизонтали; правила составления деловых писем; приемы и методы ведения переговоров и протокола; руководящие материалы о правилах комплектования, хранения, поиска и выдачи информационно-справочного материала; технику реферирования, оргтехнику, организацию связей с общественностью и средствами массовой информации; 1–2 иностранных, русский и белорусский языки; основы экономики, организации производства, труда и управления; основы общей социальной психологии, этики, эстетики; основы трудового законодательства; правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

К должности секретаря-референта ЕКСД предъявляет следующие квалификационные требования: высшее (среднее специальное) образование без предъявления требований к стажу работы. По данной должности категорирование также не предусмотрено.

Помощник руководителя

В данном контексте будет логичным упомянуть и такую должность, как «помощник руководителя организации» (код должности по ОКРБ 006-2009–24347), которая по своим функциональным обязанностям значительно схожа с секретарской, но отличается от последней более высокой сложностью функциональных обязанностей. Хотя данная должность также относится к категории специалистов, ее часто считают пиком секретарской карьеры.

Согласно ЕКСД помощник руководителя выполняет работы, носящие аналитико-конструктивный и информационно-технический характер, а также работы общего характера по поручению и под непосредственным контролем руководителя; осуществляет информационно-техническую работу с документами, которые поступают на имя руководителя и выходят за его подписью; подготавливает руководителю предложения по назначению лиц, ответственных за исполнение документов, поступающих на имя руководителя, осуществляет координацию их выполнения; участвует вместе с руководителем в составлении графика (планировании) его работы, деловых поездок, встреч и пр., принимает меры по его соблюдению, а также выполняет следующие функции:

• осуществляет техническое обеспечение деятельности руководителя (заказ билетов, транспорта и пр.; организацию встреч, совещаний, переговоров и пр.);
• сопровождает руководителя в деловых поездках, встречах, специальных приемах и пр.; принимает в них непосредственное участие по вопросам, обозначенным руководителем, докладывает руководителю об итогах этих мероприятий;
• ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результаты встреч, переговоров, совещаний и пр.;
• осуществляет связь с организациями, государственными органами и органами местного самоуправления, общественностью, СМИ для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующих непосредственного участия руководителя;
• по поручению руководителя согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя, контролирует их выполнение;
• осуществляет сбор материалов и информации, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю;
• получает по поручению руководителя в государственных органах, органах местного самоуправления документы и информацию, необходимые руководителю;
• контролирует своевременное рассмотрение предложений, заявлений, жалоб, пришедших на имя руководителя;
• выполняет разовые поручения руководителя по организации работы персонала по определенному руководителем направлению;
• выполняет иные поручения руководителя в рамках служебных отношений.

Помощник руководителя организации должен знать: нормативные правовые акты, регламентирующие приоритетные направления развития соответствующей отрасли экономики; внутреннюю и внешнюю политику организации; профиль, специализацию и особенности организационно-управленческой структуры организации; структуру и оборудование современного офиса; принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях; принципы и методы управления; организацию делопроизводства, связей с общественностью, СМИ; основы этики и эстетики; порядок делового общения; порядок систематизации учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий; основы экономики, организации труда и управления; основы трудового законодательства; правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

Согласно квалификационным требованиям ЕКСД лицо, назначаемое на должность помощника руководителя организации, должно иметь высшее образование без предъявления требований к стажу работы. Категории по данной должности ЕКСД также не предусматривает.

Секретарь. Просто секретарь…

До недавнего времени в справочниках и классификаторах существовала такая должность, как «секретарь-машинистка». В отличие от вышеперечисленных относилась она к категории других служащих (технических исполнителей), поэтому и тарифицировалась значительно ниже.

Пожалуй, не стоит объяснять, почему в последнее время эта должность не пользовалась популярностью и встретить ее было практически невозможно даже в самых захудалых организациях. Не сказать, чтобы оперативно, но законодатель, тем не менее, отреагировал на новые веяния и разделил эту должность на две: секретарь и машинистка. Про последнюю говорить не будем, поскольку она по характеристике своих должностных обязанностей никак не относится к нашей сегодняшней теме.

А вот что касается должности «секретарь» (код по ОКРБ 006-2009–24658), то нужно отметить, что ее появление в ЕКСД вполне оправдано. К слову, применение этой должности будет вполне к месту, когда в организации нет как таковой приемной руководителя и название «секретарь приемной руководителя» вызывает сомнения, о чем говорилось выше. Или как, к примеру, назвать человека, который сидит в приемной заместителя руководителя организации, или в приемной руководителя структурного подразделения? Вот тут как раз и нужен просто секретарь.

Секретарь в соответствии с должностными обязанностями, прописанными в ЕКСД, выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации (его заместителей, руководителей структурных подразделений), в том числе:

• собирает и представляет необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей;
• организует телефонные переговоры руководителя, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание;
• осуществляет работу по организационной подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы;
• печатает по указанию руководителя служебные документы и материалы, необходимые для его работы, вводит необходимую информацию в банк данных;
• при владении навыками стенографии стенографирует тексты приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием или вводом информации в банк данных;
• передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.);
• оформляет различные документы и материалы с использованием компьютерной техники;
• принимает документы на подпись руководителю;
• организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения их просьб и предложений;
• осуществляет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, систематизирует ее в соответствии с установленным порядком и передает после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа;
• ведет контрольно-регистрационную картотеку, следит за сроками выполнения поручений руководителя, поставленных на контроль;
• формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;
• подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы;
• обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники;
• соблюдает требования по охране труда и пожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины, правила внутреннего трудового распорядка.

ЕКСД установлено, что секретарь должен знать: положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства; структуру организации и ее подразделений; машинопись; правила орфографии и пунктуации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; правила эксплуатации компьютерной техники, техники для тиражирования печатных материалов, диктофонов, магнитофонов и других используемых технических средств; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; требования по охране труда и пожарной безопасности.

На должность секретаря может назначаться лицо, имеющее общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.

Еще раз обратим внимание читателей, что эта должность относится к категории 3 - «Другие служащие» - и она должна тарифицироваться ниже, чем все перечисленные раньше, которые относятся к категории 2 - «Специалисты». Иными словами, «секретарь» на ступеньку ниже, нежели «секретарь приемной руководителя».

Возможно, отечественные нормативные правовые акты, регулирующие вопросы наименования должностей, отстают от жизни, что вполне естественно, так как нормы права, регулирующие определенные отношения, появляются только после появления самих отношений. Не исключено, что в должностных обязанностях вышеперечисленных профессий не предусмотрены все функции современного секретаря, либо перечисленные функции не соответствуют текущему моменту. Тем не менее при наименовании должностей следует придерживаться требований законодательства о соответствии этих наименований квалификационным справочникам и классификаторам.