28 сентября 2015 г. 13:45

Мало кто знает, что возможность отказаться от некоторых бумажных документов в пользу электронных появилась уже достаточно давно. Например, электронные договоры используются уже несколько лет, а отправлять документы в суд на CD-дисках или через интернет можно было еще раньше – только не все об этом знали и продолжали работать с документами по старинке. Сегодня возможностей по переходу на электронные документы куда больше, но и сомнений на этот счет не меньше. Насколько трудно прямо сейчас отказаться от бумаги, разберем в этой статье.

А может взять и отменить?

С точки зрения действующего российского законодательства сегодня спокойно можно отказаться от бумажных счетов-фактур, бухгалтерской первички, договоров и других документов, для которых нет специальных требований по оформлению. Но нельзя просто так взять и сжечь все мосты: чтобы начать использовать любые документы в электронном виде, необходимо подготовиться к работе с ними – как технически, так и организационно.

Например, необходимо приобрести сертификат квалифицированной электронной подписи для всех сотрудников, имеющих право подписывать электронные документы. Надо решить, с помощью каких инструментов вы будете работать с документами внутри компании, как будете хранить и обрабатывать, отправлять их контрагентам. Возможно, придется решать вопросы интеграции, перевода нетиповых документов в электронный вид и т.п. Также надо будет провести работу с партнерами, которым тоже предстоит подготовиться к работе в электронном виде, постараться их замотивировать. В крупной компании такая работа займет определенное время, а в небольшой организации пройдет довольно быстро.

Конечно, вы можете опереться на вашего оператора обмена. Например, Synerdocs помогает своим абонентам быстро и без лишних забот перейти на обмен. Но даже в этом случае не получится в один момент отказаться от использования бумажных документов в пользу электронных. Тем более что ваши контрагенты будут переходить новую технологию с разной скоростью, а значит, первое время у вас будут еще документы на бумаге.

Трудно ли совмещать в работе бумажные и электронные документы?

Начнем с того, что пока этого не избежать, особенно на этапе перехода – не все ваши контрагенты сразу начнут отправлять электронные документы. В этот период вам придется учитывать отличия в работе с электронными и бумажными документами: у вас будет два способа их отправки и получения, согласования и подписания, будут разные инструменты хранения.

Проще всего такой комбинированный режим работы перенесут небольшие компании с относительно маленьким числом документов. Для них не составит особых проблем совмещать два потока документов – трудоемкость почти не изменится.

А вот у компаний с большим количеством документов ситуация может быть сложнее. Но, как правило, здесь работа с документами уже частично автоматизирована: внедрены корпоративные системы, согласование происходит в электронном виде, используется архив сканов первичных документов и т.п. Таким организациям потребуется доработать свою инфраструктуру, чтобы совместить работу с электронными и бумажными документами, сделать единый архив (сканов бумажных и электронных документов); настроить отправку таким образом, что части контрагентов документы будут отправляться в бумаге, а остальным в электронном виде; организовать подписание документов в зависимости от необходимой формы (бумажной или электронной) оригиналов документов и т.п.

Отличный вариант для крупной компании – использовать интеграционное решение в паре с СЭД. При больших объемах потоков документов нужны хорошие механизмы обеспечения безопасности хранения, скорости доступа да и просто хорошие интерфейсы. Сложные процессы согласования требуют мощный workflow-движок и интеграцию с КИС. Эти задачи и позволяет решить интеграция с СЭД, например, в Synerdocs и облачной ECM-системы DIRECTUM.

Такая интеграция позволит совместить работу с электронными и бумажными документами, сделать единый архив (сканов бумажных и электронных документов); настроить отправку таким образом, что части контрагентов документы будут отправляться в бумаге, а остальным в электронном виде; организовать подписание документов в зависимости от необходимой формы (бумажной или электронной) оригиналов документов и т.п. Это и сделает совмещение бумажных и электронных документов в переходный период наиболее комфортным для компании.

Как решать вопрос с доверием к электронным документам?

Вопросы доверия к новой технологии обмена уже не стоят так остро, как раньше.

Сегодня они связаны, прежде всего, с тем, что у пользователей недостаточно знаний и практики работы с электронными документами. В таких ситуациях необходимо просвещать всех, кто задействован в делопроизводстве: рассказать им о законодательстве в области использования электронных документов, о работе с ними, показать, как это происходит на практике. Эффективным средством в таких ситуациях станет демонстрация чужого опыта работы, можно пообщаться с контрагентами, которые уже используют новую технологию, обратиться к оператору ЭДО, провести референс-визиты. Кроме того, многие операторы ЭДО предоставляют возможности попробовать работу в тестовом режиме, что помогает получить на практике кое-какое понимание технологии.

Если же контрагент не готов работать в электронном виде или по каким-либо причинам не желает этого делать, необходимо определить истинные причины.

Их может быть несколько: руководство не доверяет электронной подписи, бухгалтеры боятся проблем с контролирующими органами или контрагентами, не верят, что такие документы принимают в ФНС или судах и т.п. Грубо говоря, ваш контрагент может мало знать об ЭДО, но при погружении в тему, изучении практики и законодательства многие вопросы снимаются сами собой. Бывает и так, что контрагент просто с вами заигрывает и ждет хорошего предложения или низкой цены.

Мотивация контрагентов для перехода на обмен ЭД может быть различной – это и информационно-разъяснительная работа, маркетинговые акции или даже ультимативные меры. Но в последнее время мы довольно редко прибегаем к особенным мерам, поскольку большинство компаний уже понимают, для чего нужен ЭДО. Особенно если крупный партнер или поставщик ставит жесткое условие: «с нового года мы обмениваемся ТОЛЬКО электронными документами». Не все компании готовы к такому жесткому решению, но иногда это самый эффективный способ поторопить контрагентов.

Большинство трудностей отказа от бумаги лежит, скорее, в организационной плоскости, чем в технологической.

С технологиями все хорошо: они работают безотказно, методика уже отработана. А вот множество внутренних «бумажных костылей», годы работы с бумагой, привычки – от этого избавиться все еще не так просто.

К счастью, ситуация уже пару лет как выравнивается: целые отрасли российской экономики активными темпами переходят на ЭДО, повышают свои знания в этой области и на практике осваивают обмен. Разумеется, за ними подтянутся и другие. Поэтому вскоре вопрос «трудно ли отказаться от бумажных документов» ни перед кем не возникнет.

Обсудим стратегии и тактики официально-деловой переписки, как выразить отказ в деловом письме. Варианты содержащих отказ писем на этапе обсуждения возможных форм и условий сотрудничества и заключения договора о сотрудничестве. Особое место на данном этапе делового взаимодействия занимает переписка по согласованию текста договора. Как корректно выразить отказ от принятия каких-либо замечаний, предложений, пожеланий второй стороны? Предлагаем примеры текстов писем-отказов.

Когда необходимо написать письмо-отказ

Переписка по согласованию текста договора – это всегда поиск компромисса по определенным вопросам. Достижение взаимопонимания между партнерами во многом зависит от четкого изложения их позиций, которое осуществляется на фоне уважительного отношения друг к другу.

И это, безусловно, должно находить адекватное ситуации профессионального общения отражение в содержании деловых писем, в их стилистическом оформлении.

В ходе деловой переписки по согласованию текста договора при решении спорных вопросов партнеры, отстаивая свою позицию, нередко должны выразить отказ от принятия каких-либо замечаний, предложений, пожеланий второй стороны. Но отказ в письмах данного типа является не самоцелью, а очередным шагом в процессе поиска согласованного решения по спорному вопросу.

Позиция по отстаиванию собственных интересов может быть достаточно жесткой, но стремление к поиску взаимоприемлемого решения и нормы делового этикета позволяют вербализовать отказ в таком стилистическом ключе, который обеспечит спокойное деловое обсуждение спорных вопросов.

Структура письма-отказа

Письма рассматриваемого типа обычно содержат следующие логико-смысловые блоки:

• информирование о получении письма и (или) выражение благодарности за полученное письмо;
• выражение благодарности за качественную (оперативную, тщательную) работу над текстом договора, за высказанные замечания и предложения;
• принятие/непринятие отдельных замечаний и предложений;
• аргументация непринятия отдельных замечаний и предложений;
• формулирование собственного предложения по спорному вопросу;
• изложение фактов, описание факторов, способствующих пониманию/принятию партнером позиции автора письма;
• описание возможных последующих действий партнеров или/и автора письма в целях достижения консенсуса по спорному вопросу;
• описание последующих действий автора письма в случае невозможности достижения компромисса;
• выражение заинтересованности в сотрудничестве;
• выражение надежды на достижение взаимопонимания, на успешное завершение подготовки текста договора и его подписание.

Примеры писем-отказов

Письмо-отказ № 1 (в ответ на полученный от партнеров типовой договор)

Коммерческому директору
ОАО "Электрокомплект"
М.И. Новикову

Уважаемый Михаил Иванович!

Нами внимательно изучен полученный от Вас текст типового договора на поставку комплектующих изделий для обеспечения сборочного производства ФГУП "Радуга"

К сожалению, по мнению наших специалистов, предлагаемый Вами текст договора ни по своей структуре, ни по содержанию основных статей не соответствует принятым на нашем предприятии стандартам сотрудничества по данному направлению. В тексте договора отсутствуют многие статьи, отражающие важные аспекты выполнения Сторонами своих обязательств: особенности транспортировки, приемка изделий на предприятии Поставщика, гарантийные обязательства, ответственность за несоблюдение графика поставок, условия командирования специалистов. В полном объеме не предусмотрены также технические приложения к договору. Все основные замечания изложены нами в приложении к настоящему письму.

В связи со сложившейся ситуацией руководством ФГУП "Радуга" принято решение подготовить свой вариант договора с Вашим предприятием, рассчитанный на 2 года сотрудничества и учитывающий все особенности процессов нашего делового взаимодействия.

Прошу Вас, уважаемый Михаил Иванович, рассмотреть наше предложение и сообщить решение по этому вопросу. В случае Вашего согласия наш вариант договора поставки будет направлен Вам для согласования в недельный срок. Приложение - на 3 листах в 1 экз.

С уважением и надеждой на успешную совместную работу,

Заместитель генерального директора
ФГУП "Радуга" И.П. Бережной

Письмо-отказ № 2 (в ответ на полученное от партнеров предложение по дополнительной статье договора)

Генеральному директору
ОАО "Прометей"
С.Ф. Дубровину

Уважаемый Степан Федорович!

Благодарю Вас за факс от 26.12.2010, в котором изложена Ваша позиция по проекту договора на поставку типографского оборудования. Усилия наших специалистов по согласованию основных статей договора позволили достичь значительного прогресса на пути к взаимовыгодному сотрудничеству.

В то же время хочу напомнить Вам, уважаемый Степан Федорович, что на переговорах, которые состоялись в ноябре 2010 года, представителями наших организаций были согласованы отпускные цены на продукцию ЗАО "Фортуна-М" с учетом транспортировки оборудования со склада нашего предприятия автотранспортом ОАО "Прометей". Предполагалось, что транспортировка груза и его страховка будут организованы, оформлены и оплачены Вашим предприятием самостоятельно.

В настоящее время Вами предложено включить в текст договора отдельную статью "Условия транспортировки", в которой Вы возлагаете обязанности по организации, оформлению и оплате железнодорожной транспортировки и страховки приобретаемого типографского оборудования на наше предприятие.

Мы согласны включить в текст договора указанную статью. Однако организация транспортировки груза железнодорожным транспортом и оформление транспортной страховки требуют дополнительных расходов, на которые мы, к сожалению, не можем пойти без увеличения ранее согласованной стоимости.

Прошу Вас, уважаемый Степан Федорович, еще раз проанализировать сложившуюся ситуацию. Для выработки окончательного решения по данному вопросу мы предлагаем провести рабочее совещание ответственных представителей наших предприятий. Место и дату его проведения мы можем определить с Вами в рабочем порядке.

С уважением и пожеланиями успехов в работе,

Генеральный директор
ЗАО "Фортуна-М"Ю.А. Карпов

Письмо-отказ № 3 (в ответ на полученное от партнеров предложение по платежной статье контракта)

Директору
ООО "Спецтранссервис"
Л.О. Малышеву

Уважаемый Леонид Олегович!

Нами получено Ваше электронное письмо от 27.12.2010 с информацией о согласовании всех основных статей договора № ТК-2/27 на транспортное обслуживание нашего предприятия. Мы благодарны Вам за оперативность в работе, за принятие во внимание наших пожеланий, а также за поиск компромисса в вопросе о размере аванса.

К сожалению, предлагаемый Вами новый вариант размера авансового платежа (25% от общей стоимости транспортных услуг) является для нас неприемлемым. Эта сумма представляется необоснованно завышенной. По нашему мнению, современная практика договорных отношений при предоставлении услуг подобного рода не оперирует авансовыми платежами свыше 15%.

В связи с этим, уважаемый Леонид Олегович, прошу Вас рассмотреть возможность снижения размера авансового платежа до 15%. Я полагаю, что объемы перевозок и длительность действия договора между нашими предприятиями являются весомым аргументом в принятии окончательного решения по этому вопросу.

Еще раз благодарю Вас за внимательное отношение к этому проекту и надеюсь на понимание.

С глубоким уважением,

Генеральный директор
ОАО "Медспецоборудование"В.К. Пантелеев

Письмо-отказ № 4 (в ответ на полученное от партнеров предложение по ценовой статье контракта)

Коммерческому директору
ОАО "Продпоставка"
Н.Н. Белякову

Уважаемый Николай Николаевич!

Мы чрезвычайно благодарны Вам и специалистам ОАО "Продпоставка" за тщательную проработку предложенного нами проекта договора на выполнение строительно-монтажных работ. Большая часть Ваших замечаний и предложений по тексту договора значительно улучшат его структуру и содержание.

В то же время мы не можем согласиться с предложенной Вами стоимостью выполнения работ. В связи с этим хотели бы отметить, что согласование ценовой статьи договора станет, вероятно, предметом специальных переговоров между нашими Сторонами. Мы не можем принять во внимание результаты Ваших маркетинговых исследований, на основании которых Вы предлагаете снизить стоимость строительно-монтажных работ на 15-20%. Пятнадцатилетний опыт работы АСК "Строймонтаж" на строительном рынке нашего и соседних регионов и наличие соответствующих конкурентных материалов позволяют нам не согласиться с предложенной Вами стоимостью выполнения работ.

Мы весьма заинтересованы во взаимовыгодном сотрудничестве с Вашим предприятием, поэтому предлагаем провести совещание представителей наших организаций для обсуждения ценовой статьи договора 12 января 2011 г. в 10-00 в офисе АСК "Строймонтаж".

Прошу Вас, уважаемый Николай Николаевич, рассмотреть наше предложение и сообщить нам о своем решении по данному вопросу.

С глубоким уважением,

Заместитель генерального директора по коммерческим вопросам
АСК "Строймонтаж"В.Ю. Алексеева

Письмо-отказ № 6 (в ответ на полученные от партнеров формулировки отдельных пунктов договора)

Генеральному директору
ООО "Партнер"
Б.Т. Никольскому

Уважаемый Борис Тимофеевич!

Специалисты ОАО "Стеклокерамика" внимательно ознакомились с предложениями ООО "Партнер" по компромиссным вариантам отдельных формулировок статей "Обязанности Комитента" и "Обязанности Комиссионера" (Приложение к Вашему исх. факсу от 21.12.2010 № П3-95).

Некоторые Ваши предложения (пункты 2, 3 и 5-7 упомянутого выше Приложения) представляются весьма конструктивными и принимаются нами в полном объеме.

Однако часть Ваших предложений не может быть принята нами и по-прежнему вызывает у нас ряд вопросов. Нам представляется, что в измененных формулировках пунктов не отражены наши замечания и пожелания. В связи с этим мы вновь обращаем Ваше внимание на пункты 1, 4 и 8 указанного Приложения и предлагаем еще раз их проанализировать.

В случае Вашего отказа от пересмотра указанных пунктов Приложения мы, к сожалению, вынуждены будем отказаться от сотрудничества с Вашей торговой компанией.

Мы надеемся, уважаемый Борис Тимофеевич, что наши временные разногласия будут успешно преодолены и мы достигнем полного взаимопонимания.

С уважением и пожеланием успехов в работе,

Генеральный директор
ОАО "Стеклокерамика"В.Ф. Дегтярев

Михаэль Кухарски, региональный директор по продажам в странах СНГ компании OpenText:

В России системы электронного документооборота (СЭД) все еще часто рассматриваются как автономные решения, направленные на выполнение определенных узких задач предприятия: управление организационно-распорядительными документами (ОРД), управление финансовой «первичкой» и отчетными документами, управление счетами, управление Web-контентом, управление персональными данными сотрудников, управление договорами, согласование документов и т. д.

В то же время предприятия с мировой практикой рассматривают СЭД, или DMS (Document Management Systems), преимущественно как первый этап на пути к построению глобальных ECM-систем (ЕСМ – Enterprise Content Management), или систем управления корпоративным контентом. Принимая решение по внедрению системы по управлению контентом, компании рассматривают такие системы как часть единого корпоративного информационного пространства предприятия и в качестве долгосрочной платформы для хранения и работы с корпоративной информацией.

В сфере ИТ крупные компании все чаще переходят от «островных» решений к так называемым интегрированным пакетам под названием Business Suite, включающим в себя различные совместимые между собой модули, тесно связанные друг с другом и дающие возможность поэтапного, но долгосрочного построения бизнеса. Примером таких пакетов является, например, SAP Business Suite. Раньше компании в основном внедряли один из его модулей, а именно решение для управления ресурсами предприятия SAP ERP. Сегодня можно в любое время дополнить это решение, добавив модули по управлению взаимоотношениями с поставщиками, управлению взаимоотношениями с клиентами, управлению жизненным циклом продукта и т. д., постепенно выстроив систему до SAP Business Suite, зная, что компоненты всегда будут сочетаться друг с другом. В области ECM подобным примером может послужить набор решений по управлению корпоративным контентом OpenText ECM Suite.

Наряду со своими флагманскими продуктами для крупных промышленных предприятий, компании также предлагают решения для СМБ, которые более просты в эксплуатации и более подходят с точки зрения ценообразования к малым и средним предприятиям. Так, SAP имеет платформу SAP Business One для СМБ. OpenText, в свою очередь, предоставляет пакет решений по управлению корпоративным контентом OpenText eDOCs. Благодаря внедрению OpenText eDOCS, а также ряду сопутствующих модулей eDOCs, организации могут управлять всеми видами документов, независимо от их типа, в одном корпоративном хранилище. Примером может послужить внедрение проекта в Европейском суде по правам человека в Страсбурге. На территории России крупнейшим внедрением можно считать проект организации Корпоративной системы электронного документооборота – КСЭДО – в компании «Мегафон».

КСЭДО помогла «Мегафону» повысить эффективность работы c документами: время на поиск необходимых бумаг сократилось, исключилась возможность потери информации, а также возросла исполнительская дисциплина. Согласование организационно-распорядительной документации стало проходить быстрее, за счет чего высвободилось время сотрудников.

Особую роль при внедрении ECM-систем играет возможность глубокой или бесшовной интеграции ECM-систем с другими приложениями предприятия. Так, например, предприятия, заведомо выстраивающие свою стратегию на тесной интеграции систем ECM и ERP, имеют важные экономические преимущества: эффективность таких систем постоянно возрастает за счет прозрачности процессов, отчетности и лучшей эксплуатации гомогенных сетей, одновременно снижаются прямые и косвенные затраты на внедрение и эксплуатацию информационных технологий (TCO). Пользователи работают в привычной для них среде, что сокращает затраты на обучение персонала.
Следующим и перспективным этапом развития ECM-систем будут так называемые системы Enterprise Content Management 2.0, основанные на облачных технологиях и позволяющие осуществлять работу с корпоративным контентом из любой точки мира в любое время. Не только крупный бизнес, но и СМБ заинтересован в таких решениях, основанных на облачных технологиях и мобильной работе с документами. Системы, предусмотренные для этой работы, должны быть виртуализируемы и масштабируемы и иметь возможность удаленного и мобильного доступа к ним.

Подводя итог, можно сказать, что рассмотренные в статье системы предусмотрены преимущественно для решения конкретных и специализированных бизнес-задач. Но нужно иметь в виду, что каждая новая задача зачастую влечет за собой закупку новой системы, что, в свою очередь, приводит к разрозненности систем внутри предприятий, которыми в итоге становится сложно и дорого управлять.

Преимуществом крупных интегрированных систем (таких, например, как решения OpenText) является то, что они выступают единой платформой для управления корпоративным контентом, на основе и в рамках которой могут быть решены различные бизнес-задачи и реализованы различные бизнес-процессы. Такие решения разработаны для организации единого корпоративного пространства, где можно начать с малого и постепенно расширять предлагаемый функционал в рамках единой системы.

Геннадий Самойленко, директор по персоналу компании «Балчуг»:

Наша компания сознательно отказалась от электронного документооборота. Этот отказ сформировался у меня благодаря двум человекам. Один из них работал в крупной компании с электронным документооборотом в службе HR (электронный рекрутинг), занимался подбором персонала, и 80 % работы этого человека заключалось в копировании резюме, раскладывании папок, рассылке приглашений на собеседование, отправлении копий руководителям и т. д. Работа, не приносящая результата. 20 % оставалось на то, чтобы закрывать вакансии. Компанию, в которой работает этот человек, на рынке HR называют «компанией незакрытых вакансий», так как открытых вакансий у них порядка 100. Конечно, при таком положении дел результат работы очень низкий.

Второй человек, сформировавший у меня такое мнение, – директор по персоналу другой крупной мобильной компании. Данная компания тоже работала в системе электронного документооборота, и директор по персоналу подтвердил мне, что 80 % рабочего времени уходит на работу, не приносящую результата: на ответы на запросы, составление и отправку отчетов и т. д. Чтобы был какой-то результат, а ведь надо еще нанимать, обучать, стимулировать и увольнять сотрудников, – приходилось задерживаться на работе до 21–22 часов. Рабочие субботы при таком подходе стали нормой, потому что большую часть дня приходится обмениваться письмами с центральным офисом и другими сотрудниками.

В такой ситуации человек «выгорает»: работа становится ему неинтересна, из нее полностью уходит творчество, процесс созидания, который является самым привлекательным для любого человека в его деятельности.

Электронный документооборот также негативно сказывается на качестве коммуникаций в компании, разрушает их живость. Иногда ситуация доходит до абсурда. Мой знакомый рассказал об одном случае. Руководитель подразделения зашел в отдел кадров: в это время менеджер по подбору персонала задал руководителю уточняющий вопрос по вакансии. И менеджеру тут же сделали замечание, сказав, что все вопросы, даже уточняющего характера, следует оформлять в электронном виде.

В таком подходе, конечно, есть определенная логика, так как все уточнения должны фиксироваться. Но, с другой стороны, это убивает живость общения и само понятие «коммуникация». Устная речь, как известно, дает нам только 30 % информации. Остальные 70 % – это невербальная коммуникация: мимика, жесты, взгляд, поведение человека при общении. Соответственно, при электронном документообороте теряется смысл и эффективность этих коммуникаций. Нам проще понять друг друга, когда мы общаемся вживую. Один вид общения – электронная переписка, другой – общение по телефону, а третий – общение вживую. Живое общение бывает более эффективным и иногда определяющим.

Я сейчас учусь в израильской школе. Школа русскоязычная, но мой учитель говорит на иврите. И когда мы переписываемся, мне приходится иногда по одному и тому же вопросу переспрашивать учителя несколько раз. При этом если мы общаемся посредством Скайпа, то есть слышим и видим друг друга, то понимаем все с первого раза. Поэтому я считаю, что электронный документооборот нужен в большей степени для собственников, для прозрачности бизнеса, но не нужен для самого бизнеса. СЭД – такое неизбежное зло, на которое приходится идти, когда компания разрастается. Но если этого можно избежать, например, когда компания небольшая, лучше обойтись без него. Хотя есть крупные федеральные компании, которые не используют электронный документооборот. И делают они это не потому, что у них не хватает денег или они принципиально выступают против новых технологий. Компании не используют его, потому что считают такой подход к ведению документов нецелесообразным, неэффективным.

В компании «Балчуг» в свое время было порядка 60 видов разных отчетностей. Но в какой-то момент мы поняли, что половина этих отчетов не читается. Тогда было принято решение оставить только те отчетности, которые жизненно необходимы для работы, к которым постоянно обращаются. Удивительное дело, но в итоге из 60 осталось только 7 отчетов! Все остальное оказалось фиксацией бизнеса, которую никто не использует.

Валерия Балашова, директор по персоналу компании «ТТК»:

Электронный документооборот упорядочивает многие процессы, позволяет сэкономить массу ресурсов. В первую очередь – временной ресурс. И приучает к определенному качеству, стандарту работы. Ни у кого нет шанса выбросить документ, сказать: «Я не буду этого делать». Потому что есть определенное правило: ты являешься рецензентом, ты должен дать свою рецензию и отвечать за нее. Это добавляет работе порядка, проработанности, продуманности.

Конечно, в электронном документообороте есть и свои минусы. Но я за введение в компании электронного документооборота, потому что он позволяет сохранить, вовремя найти, понять историю ситуации.

Когда есть доступ к документообороту за несколько лет, работа значительно облегчается. Риск ухода человека, который владеет информацией, становится минимальным, потому что доступ к этой информации свободен. На прошлой работе была внедрена система «БОСС-Референт». Я не ощутила ее минусов, поскольку была хорошая IT-поддержка – все вопросы оперативно и грамотно решала собственная сервисная служба. Ее наличие и качественная, оперативная работа очень важны для компаний, внедривших электронный документооборот.

Заместитель генерального директора ООО «Такском»

Подавляющее большинство бухгалтеров пользуются специализированными компьютерными программами, сдают электронную отчетность в налоговую инспекцию и фонды. Так почему бы не общаться «электронно» и со своими контрагентами? Зачем распечатывать стопки бумаг, если можно создавать и хранить электронные документы? О том, как это сделать, нам рассказали в фирме, предоставляющей услуги электронного документооборота.

Игорь Владимирович, расскажите, пожалуйста, что это такое - электронный документооборот?

И.В. Мурашкинцев: Электронный документооборот - это способ организации работы с документами, когда основная масса их оригиналов формируется в электронном виде, без использования бумажных носителей. Обратите внимание - при таком документообороте в электронном виде создаются именно оригиналы, а не просто электронные копии бумажных документов. Электронные документы по утвержденным форматам можно составлять в большинстве бухгалтерских программ. Но для того, чтобы электронный документ был юридически значимым, он должен не только соответствовать утвержденным форматам и иметь обязательные реквизиты, но и быть подписан электронной подписью.

Создав документ, тут же подписать его электронной подписью можно во многих, правда, не во всех, бухгалтерских программах.

Если электронный документ пересылается контрагенту, он должен быть отправлен с соблюдением порядка обмена электронными документами.

А что это за порядок обмена электронными документами? Каким из видов электронных подписей должен быть подписан электронный документ?

Мы благодарим за предложенную тему интервью главного бухгалтера ООО «Фирма “АНИС-98”» Ольгу Владимировну Салтыкову, г. Москва.

И.В. Мурашкинцев: Для разных документов этот порядок будет разный. Для электронных счетов-фактур особые, более строгие требования. Они обязательно должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью и отправлены через оператора электронного документооборот аПорядок, утв. Приказом Минфина от 25.04.2011 № 50н .

Усиленная квалифицированная электронная подпись - это аналог печати организации вместе с подписью ответственного лица. К ней прилагается квалифицированный сертификат ключа проверки. Выдавать такие электронные подписи могут только аккредитованные удостоверяющие центр ыЗакон от 06.04.2011 № 63-ФЗ . Документы, которые были подписаны электронной цифровой подписью по старому Закону об ЭЦП, который с 1 июля утратит сил уЗакон от 10.01.2002 № 1-ФЗ , считаются подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью.

В отдельных отраслях, например в ювелирном производстве, передавать через оператора желательно не только внешние, но и некоторые внутренние документы организации. Внутренние документы обычно не обязательно подписывать усиленной квалифицированной подписью. По решению самой организации может быть достаточно усиленной неквалифицированной или даже простой электронной подписи.

Усиленные неквалифицированные подписи тоже выдают удостоверяющие центры, и они могут быть дешевле квалифицированных. А простая подпись - это шифр или пароль, позволяющий определить создателя документа. Поставить такую подпись можно с помощью компьютерной программы, и это потребует меньших расходов, чем приобретение усиленной подписи.

Внешние документы, кроме счетов-фактур, можно отправлять контрагентам простой электронной почтой. По договоренности сторон они могут быть подписаны либо усиленной квалифицированной, либо усиленной неквалифицированной электронной подписью. Но использование специальной системы электронного документооборота более удобно, так как позволяет моментально получить извещение о том, что ваш партнер документ получил. Он, в свою очередь, может его тут же подписать и отправить вам.

С чего лучше начать внедрение электронного документооборота?

И.В. Мурашкинцев: Обычно перейти на использование электронных документов решают компании, у которых много контрагентов и большой объем внешнего документооборота. Поскольку обмен электронным документами, в частности счетами-фактурами, возможен только по взаимному согласию сторо нп. 1 ст. 169 НК РФ , то для начала надо обсудить возможность перехода на электронный документооборот со своими постоянными контрагентами. Затем вы должны выбрать оператора электронного документооборота и заключить с ним договор. Перечень операторов электронного документооборота, включенных в Сеть доверия Федеральной налоговой службы, размещен на сайте ФНС .

На какие критерии желательно ориентироваться, выбирая оператора?

И.В. Мурашкинцев: Как правило, операторы электронного документооборота дают возможность в тестовом режиме обменяться электронными документами с несколькими контрагентами. В ходе такой «опытной эксплуатации» вы сможете понять, какой интерфейс вам удобнее и легко ли будет совместить вашу бухгалтерскую программу с системой документооборота оператора.

Чем сложнее совместить бухгалтерскую программу с системой электронного документооборота, тем выше будет цена внедрения системы. Обратите внимание и на цену пересылки электронных документов. Обычно пересылка оплачивается так же, как в мобильной связи: платит «звонящий», то есть отправитель электронного документа. Электронные документы нередко требуется отправлять в комплекте. В этом случае может тарифицироваться отправка пакета документов, например счет-фактура и акт выполненных работ либо накладная.

Обязательно ли одновременно заключать договор с удостоверяющим центром - организацией, выдающей электронные подписи?

И.В. Мурашкинцев: При внешнем документообороте это обязательно. Удостоверяющий центр должен обеспечить всех участников документооборота электронными подписями. Компании, которые сдают отчетность в электронном виде, такие договоры уже заключили. Если же вы используете только внутренний документооборот, то это зависит от вашего желания. Внутренние документы можно подписывать простой электронной подписью, а в этом случае заключать договор с удостоверяющим центром не требуется.

Могут ли контрагенты использовать разные системы электронного документооборота? Или получить документы можно, только если ваш партнер отправил их через того же самого оператора?

И.В. Мурашкинцев: Сейчас между операторами, к сожалению, пока нет внутреннего роуминга. Поэтому для того, чтобы получать документы, нужно подключиться к тому же оператору, к которому подключена компания, которая отправляет документы. Так что если ваши контрагенты работают через разных операторов, для того, чтобы обмениваться с контрагентами документами, вам придется заключить договор с каждым из операторов.

Мы надеемся, что роуминг заработает в течение этого года и тогда можно будет принимать документы, отправленные через других операторов.

Надо ли отдельно прописывать в договорах с контрагентами использование системы электронного документооборота?

И.В. Мурашкинцев: Нет, это делать не обязательно. Достаточно обменяться обычными электронными письмами (их можно не заверять электронными подписями) или бумажными письмами по факсу, где подтверждается согласие применять электронные документ ыПисьмо Минфина от 01.08.2011 № 03-07-09/26 . Или, например, один из контрагентов может пригласить другого через своего оператора, как это происходит при приглашении «в друзья» в социальных сетях, а другой - принять это приглашение. Однако если ваш контрагент не хочет получать документы в электронном виде, вам придется продолжать присылать ему бумажные документы.

Хорошо, мы договорились с партнерами, выбрали оператора или даже нескольких операторов. Что делать дальше?

И.В. Мурашкинцев: Теперь надо адаптировать бизнес-процессы в компании под внедрение электронного документооборота при работе с контрагентами:

разработать и утвердить порядок электронного документооборота;
назначить ответственных за его ведение;
организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов;
прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов, назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Каждого сотрудника, который уполномочен подписывать электронные документы, надо обеспечить электронной подписью, ведь передавать свою подпись другим лицам нельзя.

Надо ли распечатывать и хранить в бумажном виде электронные документы?

И.В. Мурашкинцев: Нет, не надо, хотя многие по старинке продолжают это делать. Все отправляемые и получаемые электронные документы хранятся в электронном архиве. И ваш электронный архив должен быть организован таким образом, чтобы при необходимости, например по запросу налоговой инспекции, вы могли оперативно найти запрашиваемые документы и переслать их в инспекцию в электронном виде, так, как сейчас передается электронная отчетность.

А если налоговая инспекция или аудитор запросят бумажную копию электронного документа, будет ли видно, что это копия электронного документа и что электронный документ подписан сторонами?

И.В. Мурашкинцев: Электронный документ можно распечатать и получить бумажную копию. На этой копии автоматически будет напечатано, что это бумажная копия электронного документа, а оригинал был подписан электронными подписями сторон. Бумажная копия, если она правильно оформлена, то есть заверена подписью и печатью организации или нотариально, может использоваться так же, как копия бумажного оригинала документа.

Все ли документы можно создавать в электронном виде?

И.В. Мурашкинцев: Документы могут создаваться как в бумажном, так и в электронном виде. Если электронный документ подписан квалифицированной электронной подписью, он равнозначен бумажному документу, подписанному собственноручн оп. 5 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ; п. 1 ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ . Для счета-фактуры, накладной ТОРГ-12 и акта выполненных работ есть утвержденные Федеральной налоговой службой электронные форматы. Остальные документы можно создавать в любом формате, например текстовом или pdf.

Но есть документ, который обязательно должен составляться на бумаге. Это товарно-транспортная накладная. Обеспечить возможность его электронного считывания в пути пока невозможно.

Кроме того, документы, регламентирующие отношения работодателя и работника, например заявление о приеме на работу, трудовой договор, тоже должны составляться в бумажном виде.

Какие требования предъявляются к оборудованию, к компьютерам, подключенным к системе электронного документооборота?

И.В. Мурашкинцев: Такие же, как и к компьютерам, с которых электронная отчетность направляется в налоговую инспекцию и другие контролирующие органы. На каждом рабочем месте, подключенном к системе электронного документооборота, должен быть устойчивый интернет-канал и должна быть установлена программа «Крипто-Про» или другая аналогичная программа для работы с электронными ключами.

Какие опасности могут возникнуть при создании и отправке электронных документов и как их избежать?

И.В. Мурашкинцев: Серьезных опасностей, на мой взгляд, нет. Единственное - надо быть очень внимательным, делать все вовремя и не допускать в электронных документах, особенно в счетах-фактурах, ошибок. Регламент выставления и отправки счетов-фактур очень жесткий. И для исправления ошибки в отправленном счете-фактуре необходимо повторно отправить исправленный счет-фактуру.

Но нельзя отправить новый счет-фактуру задним числом, указав дату, которая уже прошла.

Сквозная нумерация счетов-фактур происходит в бухгалтерской программе. И неважно, отправляете ли вы счета-фактуры в бумажном или в электронном виде и пользуетесь ли вы услугами одного или нескольких операторов.

Какова примерная стоимость отправки и получения электронного документа?

И.В. Мурашкинцев: Устойчивая цена на рынке на эти услуги пока только формируется. Сегодня она может составлять от 1 до 5 руб. за отправку одного электронного документа. Некоторые операторы дополнительно устанавливают абонентскую оплату. Получение электронных документов, как правило, бесплатное.

В любом случае это дешевле, чем отправка документов обычной почтой, особенно на дальние расстояния. Плюс сокращение расходов на распечатку и хранение бумажных документов.

По отзывам компаний, которые начали внедрение электронного документооборота, экономия при переходе на обмен документами с контрагентами в электронном виде может составить около 2% валового оборота компании.

Наш контрагент проинформировал,что переходит на электронный документооборот. Предлагает нам подключится к спецоператору. Законно ли это? Можем ли мы отказаться? Если нет,то как организовать документооборот? Как хранить и необходимы ли бумажные документы?

Да, организации могут перейти на на электронный документооборот, это законно. Вы можете отказаться от предложения контрагента подключится к спецоператору. Обязанности вести электронный документооборот с контрагентом законодательством не установлено. Если организация решила оформлять первичные документы в электронном виде, этот способ ведения документации нужно отразить в учетной политике . Электронные документы не требуется распечатывать и хранить в бумажном виде. Все отправляемые и получаемые через Интернет документы надо хранить в электронном формате в хронологическом порядке. Если законодательством России или договором предусмотрено представление первичного документа контрагенту или в госорган (например, в налоговую инспекцию) на бумажном носителе, организация обязана за свой счет изготовить бумажную копию электронного документа.

Сергея Разгулина , действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как организовать документооборот в бухгалтерии

Электронные документы

Первичные документы могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Последний вариант возможен, если на документах ставится электронная подпись ().

Существуют следующие виды электронной подписи: простая неквалифицированная, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (). От того, какую подпись использует организация, будет зависеть юридическая сила документа.

Так, первичные документы, заверенные простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью , нельзя принимать для целей бухгалтерского и налогового учета. Их не признают равнозначными документам на бумажном носителе, заверенным собственноручной подписью.

Напротив, заверенные усиленной квалифицированной электронной подписью документы приравнивают к собственноручно подписанным и принимают для целей бухгалтерского и налогового учета.

Аналогичные выводы следуют из пунктов и статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и подтверждены письмами Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250 , от 25 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/139 , от 28 мая 2012 г. № 03-03-06/2/67 , от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409 .

Если организация решила оформлять первичные документы в электронном виде, этот способ ведения документации нужно отразить в учетной политике . В частности, в учетной политике нужно зафиксировать:
– перечень документов, участвующих в электронном документообороте;
– список сотрудников, имеющих право подписи электронных документов;
– способ электронного обмена документами (с привлечением оператора электронного документооборота или без него);
– порядок хранения электронных документов;
– способ представления документов по запросу налоговой инспекции (в электронном виде или на бумаге).

Все отправляемые и получаемые через Интернет документы надо хранить в электронном формате в хронологическом порядке. Такой архив организуйте так, чтобы при необходимости, например, по запросу налоговой инспекции, вы могли оперативно найти запрашиваемые документы и переслать их в инспекцию в электронном виде.

Если ваша организация внедрит электронный документооборот, то вам понадобится разработать правила создания, получения и хранения такой первички и прописать их в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Главбух советует: договоритесь с контрагентами о том, что обмен документами будет осуществляться в электронной форме.

Это возможно, если у каждой стороны сделки есть необходимые технические возможности для приема и обработки этих документов.

О том, что с контрагентами вы обмениваетесь документами, в том числе и в электронном виде, стоит сказать в учетной политике.